Makalah Fungsi Manajemen

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1              Latar Belakang

Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno “management”, yang memiliki arti "seni melaksanakan dan mengatur”. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal. Manajemen juga memiliki fungsi-fungsi, yaitu planning, organizing, staffing, directing, coordinating, budgeting, dan evaluating.

1.2              Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang permasalahan tersebut, maka kami mengangkat beberapa rumusan masalah sebagai berikut :

1.      Apa definisi dari planning (perencanaan) ?

2.      Apa definisi dari organizing (pengorganisasian) ?

3.      Apa definisi dari staffing (penyusunan  pegawai) ?

4.      Apa definisi dari directing (pengarahan) ?

5.      Apa definisi dari coordinating (koordinasi) ?

6.      Apa definisi dari budgeting (pembuatan anggaran) ?

7.      Apa definisi dari evaluating (penilaian) ?

1.3              Tujuan Penulisan

Berdasarkan beberapa rumusan masalah tersebut, maka dapat disimpulkan tujuan penulisan makalah ini sebagai berikut :

1.      Dapat mengetahui definisi dari planning (perencanaan)

2.      Dapat mengetahui definisi dari organizing (pengorganisasian)

3.      Dapat mengetahui definisi dari staffing (penyusunan  pegawai)

4.      Dapat mengetahui definisi dari directing (pengarahan)

5.      Dapat mengetahui definisi dari coordinating (koordinasi)

6.      Dapat mengetahui definisi dari budgeting (pembuatan anggaran)

7.      Dapat mengetahui definisi dari evaluating (penilaian)

BAB 2

PEMBAHASAN

            Terdapat beberapa fungsi-fungsi manajemen yang dikemukakan para pakar. Fungsi-fungsi manajemen menurut beberapa para pakar adalah serangkaian kegiatan yang dijalankan mengikuti suatu tahapan-tahapan tertentu dalam pelaksanaannya. Pendapat lain bahwa fungsi Manajemen ialah berbagai jenis tugas atau kegiatan manajemen yang mempunyai peranan khas dan bersifat saling menunjang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

            Luther Gullick mendefinisikan manajemen sebagai suatu bidang ilmu pengetahuan yang berusaha secara sistematis untuk mamahami mengapa dan bagaimana manusia bekerja bersama untuk mencapai tujuan dan membuat sistem kerjasama ini lebih manfaat bagi kamanusiaan. Manajeman dikatakan baik apabila memiliki tujuan dan sasaran yang jelas dan diketahui oleh semua orang yang terlibat dalam kegiatan. Selanjutnya, menyusun langkah-langkah untuk mencapai tujuan dengan memanfaatkan segala sumber daya (manusia, dana, sarana, kesempatan, sumber alam dan lainnya) secara optimal, efektif dan efesien. Tiap elemen-elemen ditata agar tidak tumpang tindih.

            Manajemen merupakan bidang pengetahuan yang berusaha secara sistematis untuk memahami mengapa dan bagaimana manusia bekerja sama untuk menghasilkan sesuatu yang bermanfaat bagi kemanusiaan. Definisi manajemen yang disampaikan oleh Gullick ini merupakan pengertian manajemen jika dilihat dari segi ilmu pengetahuan. Ini adalah fungsi manajemen menurut Luther Gulick yang biasa dikenal dengan singkatan POSDCORB.

2.1      Planning (Perencanaan)

            Perencanaan yang kata dasarnya “rencana” pada dasarnya merupakan tindakan memilih dan menetapkan segala aktifitas dan sumberdaya yang akan dilaksanakan dan digunakan di masa yang akan datang untuk mencapai tujuan tertentu.            Perencanaan mengacu pada pemikiran dan penentuan apa yang akan dilakukan di masa depan, bagaimana melakukannya, dan apa yang harus disediakan untuk melaksanakan aktivitas tersebut untuk mencapai tujuan secar maksimal.

Fungsi dari perencanaan tersebut adalah sebagai berikut :

a.       Menjelaskan berbagai masalah.

b.      Menentukan prioritas masalah.

c.       Menentukan tujuan dan indicator keberhasilan.

d.      Mengkaji hambatan dan kendala.

e.       Menyusun rencana kerja operasioanal.

Sedangkan manfaat perencanaan tersebut adalah sebagai berikut:

a.       Mengurangi ketidakpastian serta perubahan pada waktu mendatang.

b.      Dimungkinkan melakukan pilihan dari berbagai alternatif tindakan.

c.       Mengarahkan perhatian pada tujuan.

d.      Merupakan sarana untuk mengadakan pengawasan.

e.       Memudahkan melakukan koordinasi diantara berbagai organisasi

f.       Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti, sehingga menghemat waktu, usaha dan dana.

Langkah-langkah dalam perencanaan :

a.       Menyadari adanya peluang, meskipun datangnya lebih dahulu daripada apa yang biasanya dianggap sebagai perencanaan yang sebenarnya, kesadaran akan suatu kesempatan adalah titik awal yang sebenarnya untuk perencanaan. Hal itu meliputi suatu pandangan pendahuluan terhadap kemungkinan adanya peluang-peluang di hari depan dan kemampuan untuk melihanya dengan jelas dan lengkap.

b.      Menentukan sasaran, langkah kedua dalam perencanaan itu sendiri ialah menetapkan sasaran-sasaran bagi seluruh perusahaan dan kemudian bagi setiap unit bawahannya.

c.       Menentukan premis, suatu langkah logis ketiga dalam perencanaan adalah menetapkan, mendapat persetujuan untuk memanfaatkan, dan menyebarkan premis-premis perencanaan kritis. Hal itu adalah data yang dapat diramaikan dari sifat sesungguhnya, kebijakan pokok yang bisa diaplikasikan, dan rencana-rencana perusahaan yang ada. Premis adalah asumsi-asumsi perencanaan – dengan kata lain, lingkungan yang diharapkan dari rencana-rencana yang sedang dilaksanakan.

d.      Menentukan arah tindakan alternatif, langkah keempat ialah mencari dan memeriksa arah-arah alternatif dalam tindakan, khususnya yang tidak Nampak dengan segera.

e.       Mengevaluasi arah tindakan alternatif, setelah menemukan arah tindakan alternatif dan memeriksa titik kuat dan lemahnya, langkah kelima ialah mengevaluasi arah tindakan itu dengan menimbang berbagai factor dari sudut premis dan tujuan.

f.       Memilih satu arah tindakan, yaitu titik dimana suatu rencana diterima, titik sesungguhnya mengenai pengambilan keputusan.

g.      Merumuskan rencana turunan, pada titik dimana suatu keputusan diambil, perencanaannya jarang lengkap dan langkah lain diusulkan. Biasanya selalu diperlukan rencana turunan (derivatif) untuk mendukung rencana pokok.

h.      Mengurutkan rencana berdasarkan anggaran, setelah keputusan diambil dan rencana telah ditentukan, langkah terakhir untuk memberikan arti kepada rencana itu, sebagaimana telah digambarkan dalam pembicaraan di atas mengenai jenis-jenis rencana, ialah memberi nomor kepada rencana-rencana itu dengan merubah rencana itu menjadi anggaran. 

Persyaratan perencanaan terdiri dari :

a.       Harus didasarkan pada tujuan yang jelas, maksudnya semua komponen perencanaan dikembangkan dengan berorientasi pada tujuan yang jelas.

b.      Bersifat sederhana, realistis, dan praktis, maksudnya perencanaan yang dibuat tidak bersifat muluk-muluk.

c.       Terperinci, maksudnya harus memuat segala uraian dan klasifikasi rangkaian tindakan yang akan dilaksanakan.

d.      Memiliki fleksibilitas artinya perencanaan yang dibuat tidak bersifat kaku.

e.       Terdapat perimbangan antara unsure atau komponen yang terlibat dalam pencapaian tujuan.

f.       Diupayakan adanya penghematan sumber daya serta kemungkinan diadakannya sumberdaya tersebut di masa-masa aktivitas sedang berlangsung.

g.      Diusahakan agar tidak terduplikasi dalam pelaksanaan.

2.2      Organizing (Pengorganisasian)

Pengoganisasian diartikan sebagai kegiatan pembagi tugas-tugas pada orang yang terlibat dalam kerja sama di suatu institusi. Kegiatan pengorganisasian menentukan siapa yang akan melaksanakan tugas sesuai prinsip pengorganisasian. Sehingga pengorganisasian dapat disebut sebagai keseluruhan proses memilih orang-orang serta mengalokasikannya sarana dan prasarana untuk memunjang tugas orang-orang itu dalam organisasi dan mengatur mekanisme kerjanya sehingga dapat menjamin pencapaian tujuan.

Dengan memandang pengorganisasian sebagai suatu proses, jelaskan bahwa banyak input dasar harus diperhatikan. Pertama-tama, struktur itu harus mencerminkan tujuan-tujuan dan rencana-rencana karena aktivitas suatu institusi diturunkan dari situ. Kedua, struktur itu harus mencerminkan otoritas yang tersedia bagi manajer-manajer institusi. Jadi, otoritas dalam organisasi tertentu adalah hal yang ditentukan secara sosial untuk menjalankan kebijakan; dengan demikian, organisasi demikian itu dapat diubah. Ketiga, struktur organisasi seperti setiap rencana mana pun, harus mencerminkan lingkungannya. Keempat, organisasi itu harus diisi dengan staf yang terdiri dari orang-orang. 

2.3      Staffing (Penyusunan Pegawai)

Pengisian jabatan (staffing) akan mempengaruhi “kepemimpinan dan pengendalian”. Pengisian jabatan mengharuskan adanya pendekatan dengan sistem terbuka (open-system approach). Pengisian jabatan dilaksanakan di dalam institusi, yang pada gilirannya mempunyai hubungan dengan lingkungan luarnya. Oleh karena itu faktor-faktor intern perusahaan, seperti kebijaksanaan personalia, iklim organisasi dan sistem imbalan, harus diperhitungkan. Jelasnya, tanpa imbalan yang mencukupi, mustahillah untuk menarik manajer dengan kualitas yang tinggi dan menahannya, untuk tetap bekerja di perusahaan tersebut. Lingkungan luar juga tak dapat diabaikan; teknologi tinggi membutuhkanpara manajer yang terlatih baik, berpendidikan cukup, ini dapat menghambat perusahaan untuk berkembang dengan kecepatan yang diinginkan. 

Seperti fungsi-fungsi manajemen lainnya, staffing juga merupakan fungsi yang tidak kalah pentingnya. Tetapi agak berbeda dengan fungsi lainnya, penekanan dari fungsi ini lebih difokuskan pada sumber daya yang akan melakukan kegiatan-kegiatan yang telah direncakan dan diorganisasikan secara jelas pada fungsi perencanaan dan pengorganisasian. Aktifitas yang dilakukan dalam fungsi ini, antara lain menentukan, memilih, mengangkat, membina, membimbing sumber daya manusia dengan menggunakan berbagai pendekatan dan atau seni pembinaan sumber daya manusia.

Penyediaan staf merupakan pengarahan dan latihan sekelompok orang yang mengerjakan sesuatu tugas, dan memelihara kondisi kerja yang menyenangkan. Dalam upaya mengembangkan staf metode yang dapat dipergunakan, antara lain: latihan jabatan, penugasan khusus, simulasi, permainan peranan, satuan tugas penelitian, pengembangan diri dan seterusnya. Sementara itu ada tiga tipe program pengembangan staf yang terdiri dari: presupervisory programs, middle management programs dan executive development programs.

2.4      Directing (Pengarahan)

Pengarahan adalah penjelasan, petunjuk, serta pertimbangan dan bimbingan terdapat para petugas yang terlibat, baik secara struktural maupun fungsional agar pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan lancar, dengan pengarahan staff  yang telah diangkat dan dipercayakan melaksanakan tugas di bidangnya masing-masing tidak menyimpang dari garis program yang telah ditentukan.

Pengarahan (orientasi) meliputi mengenalkan pegawai baru kepada perusahaan, fungsinya, tugasnya, dan orang-orangnya. Perusahaan besar biasanya mempunyai program pengarahan yang formal yang menerangkan hal-hal ini: sejarah, produk dan jasa, kebijaksanaan umum, organisasi (divisi, departemen, dan lokasi), tunjangan (asuransi, pension, cuti), persyaratan kerahasiaan dalam kontrak pertahanan, dan peraturan keamanan ,dan lain-lain.

Dalam pelaksanaannya pengarahan ini seringkali dilakukan bersamaan dengan controlling sambil mengawasi, manajer sering kali memberi petunjuk atau bimbingan bagaimana seharusnya pekerjaan dikerjakan. Jika pengarahan yang disampaikan manajer sesuai dengan kemauan dan kemampuan dari staf, maka staf pun akan termotivasi untuk memberdayakan potensinya dalam melaksanakan kegiatannya.

Pengarahan pada hakikatnya adalah keputusan-keputusan pimpinan yang direncanakan dapat berjalan dengan baik. Dengan pengarahan (directing) diharapkan :

1.      Adanya kesatuan perintah (unity of command), artinya dengan pengarahan ini akan diperoleh kesamaan bahasa yang harus dilaksanakan oleh para pelaksana. Sehingga tidak terjadi kesimpangsiuran yang dapat membingungkan para pelasana.

2.      Adanya hubungan langsung antara pimpinan dengan bawahan, artinya dengan pengarahan yang berupa petunjuk atau perintah oleh atasan yang langsung kepada bawahan, tidak akan terjadi mis komunikasi. Di samping itu pengarahan yang langsung ini dapat mempercepat hubungan antara atasan dan bawahan.

3.      Adanya umpan balik yang langsung, artinya pimpinan dengan cepat memperoleh umpan balik terhadap kegiatan yang dilaksanakan. Selanjutnya umpan balik ini dapat segera digunakan untuk perbaikan.

2.5      Coordinating (Koordinasi)

Coordinating atau pengkoordinasian merupakan satu dari beberapa fungsi manajemen untuk melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan dengan jalan menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerja sama yang terarah dalam upaya mencapai tujuan organisasi. Koordinasi adalah mengimbangi dan menggerakkan tim dengan memberikan lokasi kegiatan pekerjaan yang cocok dengan masing-masing dan menjaga agar kegiatan itu dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya di antara para anggota itu sendiri.

Pengkoordinating merupakan suatu aktivitas manajer membawa orang-orang yang terlibat organisasi ke dalam suasana kerja sama yang harmonis. Dengan adanya pengoordinasian dapat dihindari kemungkinan terjadinya persaingan yang tidak sehat dan kesimpangsiuran di dalam bertindak antara orang-orang yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi.

Koordinasi ini mengajak semua sumber daya manusia yang tersedia untuk bekerjasama menuju ke satu arah yang telah ditentukan. Koordinasi diperlukan untuk mengatasi kemunginan terjadinya duplikasi dalam tugas, perebutan hak dan wewenang atau saling merasa lebih penting di antara bagian dengan bagian yang ada dalam organisasi. Pengorganisasian dalam suatu organisasi , termasuk organisasi pendidikan, dapat dilakukan melalui berbagai cara seperti :

a.       Melaksanakan penjelasan singkat

b.      Mengadapat rapat kerja

c.       Memberikan balikan tentang hasil suatu kegiatan

2.6      Budgetting (Pembuatan Anggaran)

LUTHER GULLICK mengemukakan bahwa penganggaran termasuk salah satu fungsi manajemen. Penganggaran adalah fungsi yang berkenaan dengan pengendalian organisasi melalui perencanaan fiskal dan akuntansi. Sesuatu anggaran, baik APBN maupun APBD, menunjukkan dua hal: pertama sebagai satu pernyataan fiskal dan kedua sebagai suatu mekanisme. APBN merupakan kependekan dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara. APBN adalah anggaran pendapatan dan belanja negara Republik Indonesia setiap tahun yang telah disetujui oleh anggota DPR (Dewan perwakilan Rakyat).

APBD merupakan kependekan dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah. APBD adalah anggaran pendapatan dan belanja daerah setiap tahun yang telah disetujui oleh anggota DPRD (Dewan perwakilan Rakyat Daerah). Dalam penyusunan anggaran dipertimbangkan faktor-faktor sebagai berikut :

a.       Pengetahuan tentang tujuan dan kebijakan umum perusahaan.

b.      Data masa lalu.

c.       Kemungkinan perkembangan kondisi ekonomi.

d.      Pengetahuan tentang taktik, strategi pesaing, dan gerak-gerik pesaing.

e.       Kemungkinan adanya perubahan kebijakan pemerintah.

f.       Penelitian untuk pengembangan perusahan.

2.7      Evaluating (Penilaian)

Evaluasi adalah suatu proses bersistem dan objektif menganalisis sifat dan cirri pekerjaan di dalam suatu organisasi atau pekerjaan. Levey (1973) mengatakan : “To evaluate is to make a value judgment, it involves comparing something with another and then making either choise or decision”. Dalam kegiatan evaluasi itu mencakup langkah-langkah, yaitu :

a.       Menetapkan atau memformulasikan tujuan evaluasi, yakni tentang apa yang akan dievaluasi terhadap program yang dievaluasi.

b.      Menetapkan kriteria yang akan digunakan dalam menentukan keberhasilan program yang akan dievaluasi.

c.       Menetapkan cara atau metode evaluasi yang akan digunakan.

d.      Melaksanakan evaluasi, mengolah dan menganalisis data atau hasil pelaksanaan evaluasi tersebut.

e.       Menentukan keberhasilan program yang dievaluasi berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan tersebut, serta memberikan penjelasan-penjelasannya.

f.       Menyusun rekomendasi atau saran-saran tindakan lebih lanjut terhadap program berikutnya berdasarkan hasil evaluasi tersebut.

Dilihat dari implikasi hasil evaluasi bagi suatu program dibedakan adanya jenis evaluasi, yakni evaluasi formatif dan evaluasi sumatif. Evaluasi formatif dilakukan untuk mendiagnosis suatu program, yang hasilnya digunakan untuk pengembangan atau perbaikan program. Biasa formatif dilakukan pada proses program (program masih berjalan). Sedangkan evaluasi sumatif adalah suatu evalusi yang dilakukan untuk menilai hasil akhir dari suatu program. Biasanya evaluasi sumatif ini dilakukan pada waktu program telah selesai (akhir program).

Evaluasi suatu program kesehatan masyarakat dilakukan terhadap tiga hal, yakni :

a.       Evaluasi proses ditujukan terhadap pelaksanaan program, yang menyangkut penggunaan sumber daya, seperti tenaga, dana, dan fasilitas yang lain.

b.      Evaluasi hasil program ditujukan untuk menilai sejauh mana program tersebut berhasil, yakni sejauh mana tujuan-tujuan yang telah ditetapkan tercapai. Misalnya, meningkatnya cakupan imunisasi, meningkatnya ibu-ibu hamil yang memeriksakan kehamilannya, dan sebagainya.

c.       Evaluasi dampak program ditujukan untuk menilai sejauh mana program ini mempunyai dampak terhadap peningkatan kesehatan masyarakat. Dampak program-program kesehatan ini tercemin dari membaiknya atau meningkatnya indikator-indikator kesehatan masyarakat.

BAB 3

KESIMPULAN dan SARAN

3.1             Kesimpulan

            Manajemen merupakan bidang pengetahuan yang berusaha secara sistematis untuk memahami mengapa dan bagaimana manusia bekerja sama untuk menghasilkan sesuatu yang bermanfaat bagi kemanusiaan. Definisi manajemen yang disampaikan oleh Gullick ini merupakan pengertian manajemen jika dilihat dari segi ilmu pengetahuan. Ini adalah fungsi manajemen menurut Luther Gulick yang biasa dikenal dengan singkatan POSDCORB.

1.             Planning (perencanaan)

                    Perencanaan yang kata dasarnya “rencana” pada dasarnya merupakan tindakan memilih dan menetapkan segala aktifitas dan sumberdaya yang akan dilaksanakan dan digunakan di masa yang akan datang untuk mencapai tujuan tertentu. Perencanaan mengacu pada pemikiran dan penentuan apa yang akan dilakukan di masa depan, bagaimana melakukannya, dan apa yang harus disediakan untuk melaksanakan aktivitas tersebut untuk mencapai tujuan secar maksimal.

2.             Oraganizing (pengorganisasian)

                   Pengorganisasian dapat disebut sebagai keseluruhan proses memilih orang-orang serta mengalokasikannya sarana dan prasarana untuk memunjang tugas orang-orang itu dalam organisasi dan mengatur mekanisme kerjanya sehingga dapat menjamin pencapaian tujuan.

3.             Staffing (penyusunan pegawai)

                   Pengisian jabatan (staffing) akan mempengaruhi “kepemimpinan dan pengendalian”. Pengisian jabatan mengharuskan adanya pendekatan dengan sistem terbuka (open-system approach). Pengisian jabatan dilaksanakan di dalam institusi, yang pada gilirannya mempunyai hubungan dengan lingkungan luarnya

4.             Directing (pengarahan)

                   Pengarahan adalah penjelasan, petunjuk, serta pertimbangan dan bimbingan terdapat para petugas yang terlibat, baik secara struktural maupun fungsional agar pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan lancar, dengan pengarahan staff  yang telah diangkat dan dipercayakan melaksanakan tugas di bidangnya masing-masing tidak menyimpang dari garis program yang telah ditentukan.

5.             Coordinating (koordinasi)

                   Coordinating atau pengkoordinasian merupakan satu dari beberapa fungsi manajemen untuk melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan dengan jalan menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerja sama yang terarah dalam upaya mencapai tujuan organisasi.

6.             Budgetting (pembuatan anggaran)

                   Penganggaran adalah fungsi yang berkenaan dengan pengendalian organisasi melalui perencanaan fiskal dan akuntansi. Sesuatu anggaran, baik APBN maupun APBD, menunjukkan dua hal: pertama sebagai satu pernyataan fiskal dan kedua sebagai suatu mekanisme.

7.             Evaluating (penilaian)

                   Evaluasi adalah suatu proses bersistem dan objektif menganalisis sifat dan cirri pekerjaan di dalam suatu organisasi atau pekerjaan. Levey (1973) mengatakan : “To evaluate is to make a value judgment, it involves comparing something with another and then making either choise or decision”.

3.2         Saran

Saran yang dapat kami berikan, yaitu :

1.             Pengorganisasian akan lebih tepat kalau mereka mengeri teori dasar dan menilainya sebagai suatu alat diagnosis dan pembimbing untuk menciptakan sebuah struktur yang akan paling baik melayani kebutuhan-kebutuhan dalam keadaan tertentu.

2.             Penyusunan pegawai berdasarkan kemampuan-kemampuan yang dimiliki oleh seorang pegawai.

3.             Pengarahan dilakukan oleh seseorang yang telah menguasai dan mengenal betul perusahaan atau institusi tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

Koontz, Harold, O’Donnell, Cyril, Weihrich, Heinz.,(1984)Manajemen Jilid 1

Koontz, Harold, O’Donnell, Cyril, Weihrich, Heinz.,(1984)Manajemen Jilid 2

Notoadmodjo, Soekidjo.2007.Kesehatan Masyarakat Ilmu dan Seni.Jakarta:Rineka Cipta.